학원·교습소
포스기·카드단말기 구성

수강료 결제는 한 달에 한 번, 며칠 사이에 몰립니다

수강생이 80명이면 한 달 결제도 80건 안팎입니다. 그마저 납부일 앞뒤 며칠에 몰리고 나머지 날에는 단말기를 쓸 일이 거의 없습니다. 대신 한 건의 금액이 커서 할부를 묻는 학부모가 있고, 형제 할인이나 교재비 때문에 금액이 달마다 조금씩 달라집니다.

그래서 메뉴를 등록해 두고 쓰는 포스기는 쓸모가 작습니다. 누가 냈고 누가 미납인지는 학원 관리 프로그램이나 수납 대장이 맡고, 결제기기는 금액을 입력해 승인받는 유선 카드단말기 한 대면 됩니다.

학부모가 들르는 시간은 등·하원 시간대와 겹칩니다. 상담 전화와 출결 확인이 몰리는 때라, 금액만 넣으면 끝나는 단순한 기기가 데스크에 맞습니다.

학부모가 오지 않고 결제하려 할 때

맞벌이 학부모는 "전화로 카드번호를 불러 드리면 안 되나요", "결제 링크를 보내 주세요"라고 묻습니다. 수강료를 내러 학원에 들를 시간이 없기 때문입니다.

카드단말기는 카드나 휴대폰을 기기에 직접 꽂거나 대는 대면 결제를 전제로 한 장비여서 이런 요청을 풀어 주지 못합니다. 문자로 결제 링크를 보내거나 앱에서 수강료를 받는 방식은 주로 결제대행(PG)사가 제공하는 별도 서비스여서, 단말기 계약과 따로 신청하고 정산도 PG사 주기를 따릅니다. 두 방식의 구조는 VAN과 PG의 차이에서 따로 설명합니다.

결국 학원의 수납은 대개 세 갈래로 나뉩니다. 지난 몇 달의 수납을 이렇게 나눠 세어 보면 단말기를 몇 대, 어떤 종류로 둘지 답이 나옵니다.

• 데스크에 오는 학부모 — 카드단말기로 결제하고 영수증을 받아 갑니다.
• 오지 못하는 학부모 — 결제대행(PG) 서비스의 링크 결제로 내거나 계좌로 보냅니다.
• 계좌로 보낸 학부모 — 현금영수증을 요청하므로 단말기에서 발급해 둡니다.

계좌이체 수강료에는 현금영수증이 따라옵니다

계좌로 수강료를 보낸 학부모에게서는 현금영수증을 끊어 달라는 연락이 따라옵니다. 소비자가 요청하면 금액과 관계없이 발급해야 하므로, 현금영수증 발급은 학원 데스크의 일상 업무에 가깝습니다.

2026년 9월 기준으로 일반 교습학원, 예술학원, 외국어학원 등은 현금영수증을 의무적으로 발행해야 하는 업종 목록에 올라 있습니다. 이 업종들은 한 건에 10만 원 이상을 현금으로 받으면 학부모가 요청하지 않아도 발급해야 하고, 국세청은 계좌로 입금받은 돈도 현금 거래로 안내해 왔습니다. 발급하지 않은 금액에는 20% 가산세가 붙습니다.

카드단말기에는 현금영수증 발급 기능이 같이 들어가므로 기기를 하나 더 둘 필요는 없습니다. 학부모 휴대폰 번호를 넣어 발급하는 과정은 단말기로 현금영수증 발급·취소하는 방법에서 볼 수 있습니다. 우리 학원이 의무발행 대상인지는 세무 대리인과 확인해 주세요.

개원 준비 — 등록증이 나와야 가맹 서류가 갖춰집니다

가맹 서류의 기본은 사업자등록증과 대표자 신분증, 통장 사본, 학원 안팎 사진입니다. 학원은 여기에 학원 등록증(허가증) 사본이 추가되고, 등록증 발급이 늦어지면 가맹 접수도 같이 밀립니다.

등록증을 받은 뒤에도 카드사 심사에 보통 3~5영업일 안팎이 더 걸립니다(카드사별로 다름). 개강일에 첫 수강료를 카드로 받으려면 등록증이 나오는 날 바로 접수할 수 있게 나머지 서류를 먼저 모아 둡니다. 전체 순서는 개업 일정표에서 역산해 볼 수 있습니다.

데스크가 없는 교습 — 공부방과 방문 수업

공부방이나 방문 교습에는 단말기를 올려 둘 데스크 자체가 없습니다. 이때는 휴대폰 앱에 연결해 쓰는 블루투스 단말기가 맞습니다. 리더기가 작아 교재 가방에 들어가고, 통신은 휴대폰 데이터를 쓰기 때문에 기기 몫의 통신 요금이 따로 나가지 않습니다.

다만 이 리더기로는 종이 영수증을 뽑을 수 없습니다. 학부모에게 종이로 꼭 건네야 한다면 프린터가 내장된 무선 단말기를 봐야 하는데, 이쪽은 매달 통신비가 붙습니다. 한 달 결제 건수가 수강생 수와 같다는 점을 놓고 보면 대부분 블루투스로 충분합니다.