소매점·편의점
포스기·카드단말기 구성

가격을 외울 수 있는 가게, 없는 가게

반찬가게는 팩 크기별로 값이 서너 가지이고, 동네 문구점 사장님은 공책과 볼펜 값을 다 외우고 있습니다. 이런 매장은 물건을 보고 값을 더해 유선 카드단말기에 합계를 입력하면 계산이 끝납니다. 영수증에는 품목 없이 금액만 찍힙니다.

상품이 수백 가지로 늘면 사정이 바뀝니다. 과자 하나 값이 지난달과 다르고, 주말에 나오는 아르바이트는 가격을 모릅니다. 값을 확인하러 매대를 오가는 동안 계산대 앞에 줄이 섭니다. 이때부터는 상품 값을 기계가 기억해야 하고, 그 장비가 바코드 스캐너를 단 포스기입니다.

본사가 포스를 지정해 주는 프랜차이즈 편의점은 여기서 말하는 매장이 아닙니다. 개인 편의점, 동네 마트, 잡화점처럼 장비를 직접 골라야 하는 매장을 기준으로 설명합니다.

바코드 스캔은 상품 등록에서 시작합니다

스캐너는 바코드 숫자를 읽을 뿐입니다. 그 숫자가 어떤 상품이고 얼마인지는 포스에 미리 등록해 둔 상품 목록에서 찾습니다. 등록되지 않은 상품을 찍으면 값이 나오지 않아 그 자리에서 손으로 입력해야 합니다. 소매점 개업 준비에서 가장 시간이 드는 일이 이 상품 등록입니다.

• 거래 도매상이나 대리점에서 상품 목록 파일(바코드·상품명·단가)을 받을 수 있는지 먼저 물어봅니다. 파일을 한꺼번에 올리는 기능은 프로그램마다 있고 없고가 갈립니다.
• 파일이 없으면 상품을 하나씩 찍으며 이름과 값을 입력합니다. 천 가지라면 며칠이 걸리므로 개업일에서 넉넉히 앞당겨 시작합니다.
• 과일, 낱개 문구, 직접 담은 반찬처럼 바코드가 없는 상품은 화면 버튼으로 등록하거나 자체 바코드 라벨을 붙입니다.
• 값이 바뀌면 매대 가격표와 포스를 같은 날 고칩니다. 둘이 다르면 계산대에서 시비가 납니다.

재고 기능은 쓸 것인지부터 정합니다

포스는 상품이 팔릴 때마다 재고 수량을 하나씩 줄입니다. 이 숫자가 맞으려면 물건이 들어올 때마다 입고 수량을 입력해야 합니다. 입고 등록을 건너뛰면 재고는 며칠 만에 마이너스가 되고, 그 뒤로는 아무도 화면을 믿지 않습니다.

혼자 운영하는 소형 매장이라면 재고 기능은 끄고 품목별 판매 수량만 보셔도 충분합니다. 어떤 상품이 일주일에 몇 개 나갔는지만 알아도 발주량을 정할 수 있습니다. 직원이 있고 분실 손실까지 확인하려는 매장은 입고 등록을 누가, 언제 할지부터 정한 뒤에 재고 기능을 켜십시오.

현금과 금전함

동네 슈퍼와 문구점에는 아직 현금 손님이 있습니다. 천 원짜리를 들고 오는 초등학생, 카드를 잘 쓰지 않는 어르신입니다. 금전함은 보통 포스에서 현금 결제를 누르면 영수증 프린터가 보내는 신호로 열리고, 그 밖의 시간에는 잠겨 있습니다.

마감 때는 포스가 집계한 현금 매출에 아침에 넣어 둔 거스름돈을 더한 금액과 금전함 안의 실제 현금을 맞춰 봅니다. 차이가 나면 그날 안에 원인을 찾는 편이 쉽습니다. 단말기만 쓰는 매장은 현금 매출이 기계에 남지 않으므로 장부에 따로 적어야 합니다.

교환과 환불은 영수증에서 시작합니다

소매점 환불은 "어제 산 건데요" 하며 영수증을 내미는 데서 시작합니다. 포스는 영수증 번호나 결제 시각으로 그 거래를 불러와 반품을 입력하고, 재고를 되돌리고, 카드 승인을 취소합니다. 품목이 열 줄씩 찍히는 영수증에서 반품할 상품을 찾아야 하므로 소매점은 폭이 넓은 3인치 용지를 많이 씁니다. 용지 차이는 2인치와 3인치 단말기의 차이에서 볼 수 있습니다.

다섯 가지를 산 영수증에서 한 가지만 반품할 때, 나머지를 둔 채 일부만 취소할 수 있는지 아니면 전체를 취소하고 남은 상품을 다시 결제해야 하는지는 기기와 VAN사에 따라 다릅니다. 단말기만 쓰는 매장은 거래를 찾을 단서가 영수증의 승인번호뿐이라, 매장 보관용 전표를 날짜별로 모아 두어야 합니다. 기기에서 누르는 순서는 카드 결제 취소하는 방법을 보시면 됩니다.