헬스장·필라테스·요가
포스기·카드단말기 구성

인포 데스크의 하루 — 출입은 많고 계산은 적습니다

헬스장 인포 데스크가 하루 종일 하는 일은 출입 확인, 락커 키와 운동복 건네기입니다. 계산은 새 회원이 등록하거나 기존 회원이 연장하는 날에만 일어납니다. 대신 3·6·12개월 회원권이나 PT 패키지를 한 번에 받기 때문에 한 건의 금액이 크고, 연초와 여름을 앞둔 시기에 등록이 몰립니다.

금액이 크면 할부 요청이 따라옵니다. 할부 개월 수는 결제할 때 단말기에서 입력하는데, 기기 설정에 따라 입력 화면이 나오지 않게 돼 있는 경우가 있습니다. 설치하는 날 할부 거래를 한 번 시험해 두면 등록 상담 중에 당황할 일이 없습니다.

등록 상담은 대개 데스크가 아니라 상담 테이블에서 이뤄집니다. 계약서를 쓴 자리에서 결제까지 끝내려면 무선 카드단말기를 테이블로 가져가는 구성이 맞고, 데스크에서만 계산한다면 유선 단말기 한 대로 됩니다.

환불과 부분 취소를 미리 생각해 둡니다

선결제 업종이라 환불이 영업의 일부입니다. 이사, 부상, 단순 변심으로 중도 해지가 나오면 이용한 기간을 빼고 나머지를 돌려줘야 합니다. 몇 달 전에, 그것도 할부로 결제한 거래의 일부만 취소해야 하는 상황이 생깁니다.

결제액의 일부만 되돌리는 부분 취소를 지원하는지, 시간이 지난 거래를 단말기에서 바로 취소할 수 있는지는 기기·VAN사·카드사 조합마다 다릅니다. 계약 전에 "여섯 달 전 할부 결제를 일부만 취소하려면 어떻게 하느냐"를 그대로 물어보는 것이 가장 빠릅니다. 기본 순서는 카드 결제 취소·부분 취소 방법에서 확인하실 수 있습니다.

취소할 때는 대개 결제에 쓴 카드를 다시 읽으므로, 해지하러 오는 회원에게 그 카드를 가져오도록 미리 알립니다. 아르바이트 직원이 데스크를 보는 시간대가 있다면 취소 거래에 관리자 비밀번호를 걸 수 있는 기기인지도 확인합니다.

회원 관리 프로그램과 결제기기는 따로 움직입니다

회원권 만료일, PT 잔여 횟수, 출입 기록은 회원 관리 프로그램에 있습니다. 카드단말기는 이 프로그램과 별개로 승인만 받는 경우가 많아서, 결제를 마친 뒤 직원이 프로그램에 등록 내용을 따로 입력합니다.

이 구조에서는 결제는 됐는데 등록이 빠지거나, 등록은 됐는데 결제가 없는 건이 생길 수 있습니다. 마감 때 단말기의 하루 합계와 프로그램의 매출 합계를 맞춰 보는 절차가 그래서 필요합니다. 프로그램이 단말기 연동을 지원하면 이중 입력이 사라지므로, 회원 관리 프로그램을 고를 때 연동되는 기기를 같이 물어봅니다.

일일권·락커·운동복, 소액 결제가 끼어드는 자리

큰 결제 사이사이에 소액 결제가 끼어듭니다. 일일 이용권, 락커 월 사용료, 운동복 대여, 단백질 음료 같은 것들입니다. 품목이 몇 가지뿐이어서 데스크에 가격표를 붙여 두고 숫자 키로 금액을 넣으면 됩니다.

보충제나 운동용품 판매가 늘어 상품이 수십 가지가 되고 재고까지 세야 한다면 포스기를 들일 만합니다. 그전까지는 단말기 한 대와, 소액 매출을 품목별로 적는 간단한 장부면 됩니다.

직원이 없는 시간대의 결제

24시간 운영하는 헬스장은 심야와 새벽에 직원 없이 출입 시스템만으로 돌아갑니다. 기존 회원은 문제가 없지만, 이 시간에 찾아온 일일 이용객이나 신규 등록은 받을 방법이 없습니다. 단말기는 누군가 금액을 입력해 줘야 하는 장비이기 때문입니다.

무인 시간대에도 결제를 받으려면 회원이 직접 상품을 고르고 결제하는 키오스크가 필요합니다. 이때 봐야 할 것은 결제 뒤에 출입 권한이 자동으로 열리느냐입니다. 출입 시스템과 이어지지 않으면 결제는 됐는데 문이 열리지 않으므로, 회원 관리 프로그램 회사와 먼저 상의합니다.